職種紹介:一般事務の仕事や業務内容とは

職種紹介:一般事務の仕事や業務内容とは

事務作業全般から来客応対まで幅広い業務を担当

一般事務とは、民間企業や官公庁、団体などのさまざまな組織に所属し、

デスクワークを中心とした事務作業全般を担当する職種です。

具体的な仕事の内容は、パソコンによる資料や契約書の作成、

データ入力やファイリング、郵便物の発送や仕分け、消耗品や備品の管理、メール・電話応対、来客応対など多岐に渡ります。

企業によっては、一般事務のことを「一般職」と呼ぶケースもあります。

また、営業部、経理部といった特定の部門で働く事務職は「営業事務」「経理事務」などと呼ばれることがあります。

基本的にはルーティンワークが中心ですが、

職場によっては語学力を生かして海外とのやり取りを行ったり、

各業界に関連する専門知識が求められたりすることもあります。

一般事務は各職場を支える重要な存在

一般事務の仕事は、パソコンを用いたオフィスワークを主とするものの、

手掛ける業務の範囲が幅広いため、上司の指示や各職場での担当業務に応じて、

臨機応変に仕事を進める必要があります。

仕事の特性上、他の社員やスタッフと関わる機会が多いため、

上手に人間関係を築いていくことも重要とされます。

さまざまな事務業務を効率よくこなせる一般事務は、

円滑な組織運営のために不可欠な存在です。

一般事務のやりがい、魅力

周囲の人々を陰で支えることがやりがい

一般事務は、普段あまり表に出ることがなく、

目立ちづらい職種ではありますが、多くの企業で重要な役割を担っています。

一般事務が担当する資料作成やデータ入力、来客応対などの業務は、

どれも各セクションの業務を円滑に回すために不可欠なことです。

 

営業職のように目に見える成果は出にくくても、

テキパキと業務を片付ける一般事務のスタッフがいることで仕事がうまく回り、

職場全体がよい雰囲気になることもめずらしくありません。

経験豊富になると「困ったときは〇〇さんに聞けばよい」など頼られることも増え、

それをやりがいと感じる人もいます。

どの企業でも役立つスキルが身につく

一般事務は、日々パソコンを使ったオフィスワークをこなしていきます。

一つの職場で身につけた事務的なスキル、ビジネスのノウハウは、

また別の職場でも生かせるものであり、積極的に学び、どんどんスキルアップしていく人もいます。

一般事務を募集する企業は日本全国に数多くあるため、

転職先の選択肢も豊富で、自分に合う場所で働ける場を見つけやすいのも一般事務の魅力です。

 

一般事務は、パソコンのスキルが高くなると派遣社員として高い時給で活躍することもできます。

必須のソフトウェアとしては、エクセル、ワード、パワーポイント、メール、チャットワークツール、タスク管理ツールなどです。

一般事務のつらいこと、大変なこと、苦労

職場環境や労働条件に不満を抱く人も

一般事務は、パソコンを使った基本的な事務作業から来客応対、

会議の準備など多様な業務を任されるため、

どの職場でも仕事に慣れるまでが大変だと感じる人が多いです。

とくに小規模な組織では事務が一人しかいないこともあり、

総務や経理的な業務、ときに社長や役員の秘書的な業務まで担当するケースもあります。

あまりに雑多な仕事を振られると「雑用ばかり」と感じてしまうかもしれません。

事務職に対して、楽で働きやすいといったイメージを抱く人もいますが、

職場環境や労働条件も左右されるのが実情です。

人間関係に悩む人もいる

一般事務は異動が少ない職種であるうえに、女性が多いため、

勤務年数の長い先輩女性からの厳しい目や、女性同士の確執に悩む人もいます。

また、総合職など他の職場・立場の社員とコミュニケーションがうまくとれない場合も、

仕事がつらくなってしまいます。

人間関係は、いざ職場に入ってみなければわからない面もあるため、

どうしても耐えられない場合には職場を移ることも考えてみるとよいでしょう。

一般事務に向いている人・適性

一般事務としての適性は、いくつも挙げられます。

すべてを兼ね備えている必要はありませんが、

ここでは、身につけていると一般事務として活躍しやすいスキルや向いている人の例を紹介します。

人をサポートするのが好き

一般事務は、各職場で他の社員を支える、裏方の役割に立つことが多いです。

人をサポートする仕事にやりがいを感じることができる人に向いているといえます。

コミュニケーション能力

一般事務は、社内外のさまざまな人と関わります。

上司や顧客のニーズを正しくとらえ、円滑に仕事を進めるためにも、

人間関係を上手に構築していく力が求められます。

単調な作業も丁寧にできる人

事務業務では、書類を間違えずに作成したり、

決められた通りにファイリングをしたりと、

正確性が求められることが多いです。

パソコンに向かってのルーティンワークも多いため、

単調な事務作業を苦痛と感じない人、細かな作業も丁寧にこなせる人に向いています。